Puede que hasta ahora no te hubieses planteado que tu empresa o tienda tuviera la necesidad de ofrecer servicios on line, o que tus empleados necesitasen trabajar desde casa. El coronavirus ha hecho que el teletrabajo se convierta en una de las mejores opciones para no perder clientes sin salir de casa. Sin embargo, no todas las empresas están preparadas para ello o, simplemente, no saben cómo abordar este tema; qué programas debo usar para conectarme con mi ordenador del trabajo, cómo enfoco mis reuniones de trabajo, o cómo controlo el tiempo en el que mis empleados están trabajando desde sus casas… son algunas de las preguntas que muchos se están haciendo durante estas semanas de aislamiento.
La verdad es que el teletrabajo no es nada nuevo pero, hasta ahora, tan solo lo ejercía el 4,3% de los trabajadores españoles, sin embargo, si lo pensamos bien, ofrece muchas ventajas, tanto a los trabajadores como a los empresarios, pero esas cuestiones ya os las contaremos en otro post.
Ahora quiero ofreceros algunos truquillos y facilitaros algunos programas que pueden serviros a la hora de enfrentaros por primera vez al teletrabajo en vuestra empresa.
Un aspecto importante antes de empezar a teletrabajar es la conexión a internet. Debe ser rápida por lo que es preferible que no haya otros dispositivos conectados para que no se vea reducida la velocidad y optimicéis lo mejor posible vuestra conexión wifi.
Programas para comunicarse en grupo
El email puede valer para comunicarse cuando en la empresa sois dos, pero, cuando hay más trabajadores, los emails te inundarán el correo para cosas tan simples como darte un “ok”, así que lo mejor es usar un programa de comunicación interna, a poder ser, instantáneo.
Algunos optan por usar el conocido WhatsApp, porque es fácil y cómodo, además se pueden hacer videollamadas, comunicarnos por escrito y mandar fotos, archivos y audios; y, por si esto fuera poco, es instantáneo y se puede hacer desde cualquier dispositivo móvil. El problema viene con que este programa está pensado para usarse de forma personal, así que en breve estarás hasta arriba de mensajes de todo tipo y, si hay varios metidos en el mismo grupo, el resultado puede ser un poco caótico.
Nosotros recomendamos una herramienta muy popular dentro del teletrabajo: el Slack.
Slack permite mantener el contacto entre los trabajadores en tiempo real a través de mensajes, y pueden crearse diversos grupos de trabajo. Se pueden crear salas de chat generales o de grupos reducidos, departamentos o áreas. Permite intercambiar archivos y hacer videoconferencias.
Otro programa muy popular es Hangouts. Con él podemos mantener conversaciones por escrito, hacer videoconferencias o una llamada grupal, y se puede acceder a través de un navegador. Además, dispone de una nube de datos de alta capacidad.
Programas para gestionar tareas y hacer trabajo en remoto
Hangouts Meet y Google Classroom son gratuitos durante este mes de marzo de 2020 para poder facilitar el trabajo en remoto. Estas aplicaciones permiten hacer videollamadas de hasta 250 participantes y retransmitir hasta a 100.000 espectadores.
Para compartir documentos y trabajar de forma cooperativa con hojas de cálculo y archivos de texto, Google Docs es perfecto. Además, los documentos muestran el trabajo que ha realizado cada uno. Y, con Google Drive se podrán crear carpetas para compartir archivos comunes y poder enviárselas a terceros a partir de un enlace.
Por otro lado, Google Calendar, ofrece un calendario común que sirve para crear recordatorios y anotaciones que se pueden compartir con los trabajadores de la empresa a los que permitamos el acceso.
Todoist también es uno de los programas de teletrabajo más populares entre las empresas. Permite gestionar tareas muy variadas, crear subtareas, sincronizar en tiempo real, incluye aplicaciones para todo tipo de dispositivos, la posibilidad de trabajar en equipos, y hacer un seguimiento de nuestras tareas pendientes.
Un programa que casi todo el mundo tiene incluido con su correo Gmail, aunque no sepa para qué sirve, es Google Tasks. Esta aplicación nos permite crear tareas, establecer términos y crear listas.
Si tu empresa es pequeña puede que te sirva G Suite, que es una versión de Hangouts Chat y Hangouts Meet, es decir, entre mensajería entre equipos y videoconferencias masivas, a lo que se suma las herramientas de ofimática de Google.
Programas de control de tiempos de trabajo
Muchas de las empresas ven un problema a la hora de controlar los tiempos que emplean sus empleados en trabajar, para ello existen varios programas de control de tiempos. Estos programas pueden resultar interesantes, no solo como forma de control, sino también para poder gestionar nuestro tiempo de manera más productiva.
Sesame es una de las herramientas más conocidas. Es utilizada por muchas empresas para saber cuánto tiempo dedican sus empleados a trabajar, se pueden establecer turnos de trabajo, gestionar vacaciones, hacer trabajo remoto y permitir el control horario, es decir, poder fichar.
FocusnTo-Do permite hacer un control de tiempo y combinarlo con la gestión de tareas, estableciendo un tiempo determinado para cada tarea en exclusiva.
RescueTime nos permite optimizar nuestro tiempo, es decir, controlar lo que hacemos y cómo lo hacemos, para ello tiene que instalarse y darle acceso a nuestras aplicaciones y servicios.
Cucorent permite registrar la jornada laboral y refleja las tareas concretas en las que estamos trabajando, además de permitir gestionar las vacaciones y las ausencias.
Estos son algunos de los principales programas con los que las empresas teletrabajan, para continuar siendo efectivas y sin pérdidas de tiempo y clientes.
Si necesitas cualquier tipo de ayuda o soporte para poder incluir los programas de teletrabajo en tu empresa o en tu web, no dudes en ponerte en contacto con https://thelonelycats.com/. Nosotros te ayudamos para que tú solo tengas que preocuparte de lo realmente importante: tu negocio.